Auftraggeber
Schattdecor AG Dekorproduktion
Walter-Schatt-Allee 1-3
D-83101 Rohrdorf
www.schattdecor.de
Ansprechpartner
Fabienne Gerhard Personal International // Wissensmanagement "Das Schwierige wurde möglich gemacht – dank der engen Zusammenarbeit bei Beratung und Umsetzung."
Projektinfos
Start: 11.11.2016 Thema: Einsatz von Confluence als E-Learning- und Wissensmanagementplattform Technologien: Confluence, eigens entwickeltes Theme und Apps (Quizzes, HideElements, Lively Blogs, Questions)
Screens

Projektziel:

  • Aufbau einer Wissensbasis, über die das gesamte Know-how erfasst und verbreitet werden kann.
  • Teilautomatisierung der Vorschulung, um ein gemeinsames Grundwissen für die Hauptschulungen zu erhalten.
  • Geringerer Einsatz von Geld, Zeit, Ressourcen und Energie für den Wissensaufbau und –erhalt.
  • Steigerung der Kompetenz der Vertriebsmitarbeiter für eine verbesserte Verhandlungsposition.

Lösungsansatz:

  • Entscheidung für Confluence aufgrund von Funktionalität, Flexibilität, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Kosten.
  • Definition eines Blended Learning Prozesses.
  • Benennung von Experten, die Inhalte kreieren und sukzessive Vergrößerung der Nutzerbasis.
  • Tiefgreifende Umgestaltung der Confluence Seitennavigation, ohne Zugriff auf wichtige Standardfunktionen zu verlieren.

Herausforderungen:

  • Bewältigung des Change Management Prozesses im Unternehmen.
  • Offene Kommunikation und Einbezug der Mitarbeiter.
  • Einhaltung des Zeitplans trotz inhaltlicher Komplexität.
  • Tiefgreifende Umgestaltung der Confluence-Seitennavigation, ohne Zugriff auf wichtige Standardfunktionen zu verlieren.

Nutzen für den Kunden:

  • Besserer Austausch untereinander und Entstehung neuer Ideen.
  • Erfolgreicher Aufbau einer E-Learning- und Wissensmanagementplattform.
  • Steigerung der Kompetenz der Vertriebsmitarbeiter.
  • Testballon geglückt: Bis 2018 Ausbau des Schattdecor Confluence auf Englisch und damit Zugriff für alle Mitarbeiter weltweit.

Einleitung

Die Firma Schattdecor aus Thansau (Oberbayern) bietet qualitativ hochwertige Oberflächen und Beratung zu aktuellen Designs und Markttrends. Dies verbindet das Unternehmen mit langjähriger Fach- und Designexpertise sowie Dekorproduktion gemäß individueller Kundenbedürfnisse. Seit der Unternehmensgründung im Jahr 1985 durch Walter Schatt konnte ein kontinuierliches Unternehmenswachstum verzeichnet werden. Weltweit werden pro Jahr 100.000 Tonnen bedrucktes Dekorpapier produziert und es sind ca. 2.200 Mitarbeiter aus 27 Nationen an 14 Standorten beschäftigt.

Ausgangssituation

Bis zum Projektstart gab es weder eine initiale noch eine kontinuierliche Schulung der Vertriebsabteilungen. Wissensaufbau erfolgte sehr individuell und war verbunden mit dem Einsatz von viel Geld, Zeit und Energie, denn die Informationen waren nicht gebündelt und jeder Bereich folgte seinen eigenen Prozessen. Zudem ging wiederum wertvolles Know-How verloren, wenn langjährige und fachkundige Mitarbeiter das Unternehmen verließen. Den tatsächlichen Auslöser für die Schulungsreihe bildete dann die rasant steigende Komplexität der Produkte und Prozesse in nur kurzer Zeit.

Vorgehensweise und Leistungen

Für die technische Lösung musste eine Entscheidung zwischen SharePoint und Confluence getroffen werden – die letztendlich zugunsten des Atlassianproduktes Confluence ausfiel. Ausschlaggebend waren hierfür die bessere Funktionalität, Flexibilität, Sicherheit, Anpassbarkeit, Erweiterbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kosten:
Folgender, vorab definierter Blended Learning Prozess wurde mit Hilfe des Systems umgesetzt:

  • Schaffung einer gleichen Wissensbasis aller Schulungsteilnehmer durch
    • a) Quizfragen zum Testen des Wissensstandes.
    • b) Bereitstellung von Basiswissen – verknüpft mit den Quizfragen.
  • Präsenzschulung am Standort Thansau durch die Experten in den jeweiligen Bereichen zur Wissensvertiefung.
  • Anschließender Test des vermittelten Wissens mittels einen umfassenden Selbsttest.
  • Austausch und Nachbetreuung in einem neu geschaffenen Netzwerk.
Die Herausforderung des Projektes bestand darin, dass der Aufbau einer E-Learning- und Wissensmanagementplattform eine Änderung der gewohnten Abläufe und somit die Bewältigung eines Change Management Prozesses für alle Mitarbeiter bedeutete. Daher galt es, diese von Beginn an aktiv in den Prozess zu involvieren. Und dies trug Früchte: Das Projekt erregte intern große Aufmerksamkeit und führte zu einem regen Austausch sowie der Entstehung neuer Ideen.

Mit der fertiggestellten Wissensbasis ist es nun leichter, Wissen zu schaffen, zu sammeln, auszubauen und Standort übergreifend zu verbreiten!

Die Scandio GmbH übernahm bei der Entwicklung den technischen Part mit Konzeption, Aus- und Überarbeitung sowie Anpassung des Stylings und der Navigation. Dabei wurde das Theme hinsichtlich Farbe, Schriftgröße, Header-Elementen und Dashboard angepasst sowie die Confluence Seitennavigation vollständig ersetzt, ohne dabei Zugriff auf wichtige Standardfunktionen zu verlieren. Eine weitere Herausforderung stellte die Einhaltung des Zeitplans da, was aus technischer Sicht kein Problem darstellte, aber aufgrund der umfassenden inhaltlichen Anforderungen herausfordernd war. So war es beispielsweise nötig, die Beschriftungen im Quizzes Plugin vom Englischen ins Deutsche zu übersetzen und das Plugin für die angestrebten Zwecke (Einstiegsquiz + Abschlusstest) im engen Austausch mit den Anbietern immer wieder anzupassen.

Scandio

Seit der Gründung im Jahr 2003 durch Christian Koch und Christoph Köberle unterstützt die Scandio GmbH aus München ihre Kunden als technischer und strategischer IT-Dienstleister über den gesamten agilen Software-Entstehungs- und -Wartungsprozess hinweg.

Atlassian

Atlassian wurde im Jahr 2002 von Mike Cannon-Brookes und Scott Farquhar in Sydney gegründet und bietet Kollaborationstools wie Jira, Confluence und HipChat sowie agile Softwarelösungen wie Bamboo, SourceTree und Bitbucket für Softwareentwickler und mehr.