Unterlagenchaos
Zu viele ungeordnete Unterlagen?

Zu Beginn dieses Blogposts sollte die Frage geklärt werden, warum Sie etwas an Ihrem Bewerbermanagement ändern sollten. Dazu liefern folgende Alltagsbeobachtungen einige Gründe:

Postalische Bewerbungen haben heutzutage ausgedient, denn viele Bewerber senden ihre Unterlagen mittlerweile per Mail oder direkt über ein Online-Formular an das Unternehmen. Dies führt jedoch im Umkehrschluss auch zu einem vermehrten Aufkommen an Daten. Vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen ohne eine separate HR-Abteilung werden die Daten meist ungeordnet aufbewahrt. Ändern sich Mitarbeiter oder Ansprechpartner, die sich um das Recruiting im Unternehmen kümmern, ist das Nachvollziehen der individuellen Struktur des Vorgängers meist aufwendig. Das führt dazu, dass Bewerbungen nicht bearbeitet werden. Im schlimmsten Fall werden vielversprechende Bewerber zu spät oder gar nicht eingeladen und gehen als potenzielle zukünftige Mitarbeiter verloren.

Doch was kann nun unternommen werden, um einen reibungslosen Ablauf des Bewerbermanagements im Unternehmen einzuführen? Wir haben 5 Tipps für ein effektiveres Bewerbermanagement gesammelt, um unnötige Fehlerquellen zu beseitigen und den Gewinn von neuen Mitarbeitern zu erleichtern.

Unsere 5 Tipps für ein effektives Bewerbermanagement:

1. Das passende Bewerbermanagement-Tool:

Projektmanagement-Softwaretools wie Jira eignen sich perfekt, um Ordnung in die regelmäßig eintreffenden Bewerberunterlagen zu bringen. Im ersten Schritt wird für jeden Bewerber automatisch ein Ticket angelegt, das dann von den jeweiligen zuständigen Mitarbeitern bearbeitet wird. Dies kann auch simultan geschehen. Durch die Möglichkeit der Beschränkung auf bestimmte Personen wird zudem die Einhaltung des Datenschutzes sichergestellt.

Bei den nachfolgenden Tipps und Tricks verwenden wir Jira Service Desk von Atlassian. Selbstverständlich kann auch jedes andere Projektmanagement-Tool dazu verwendet werden.

Ticketübersicht
Übersicht einer Bewerbung in Jira


2. Projektgestaltung in Jira für ein einheitliches Aussehen

Queues
Durch Label definierte Filter

Zu Beginn werden alle notwendigen Datenfelder wie beispielsweise die Kontaktdaten so definiert, wie sie im Bewerbungsformular auf der Website vorgegeben sind. Somit können die Daten automatisch in Jira übernommen werden. Zusätzliche Felder wie z.B. das Einstiegsgehalt erleichtern den schnellen Überblick über die Bewerbung. Der Workflow den jedes Ticket durchläuft wird vorher genau definiert, um einen schlanken Prozess für jeden Mitarbeiter zu gestalten. Die dadurch geschaffene Einheitlichkeit jeder Bewerbung beschleunigt ebenso den Abwicklungsprozess und verhindert, dass wichtige Details übersehen werden. Um den kompletten Prozess bei den Bewerbungen noch übersichtlicher zu machen, können Filter erstellt werden. Dabei wird jede Bewerbung durch das Vergeben eines Labels oder durch seinen Status im Prozess dem jeweiligen Filter zugeordnet.

Workflow-Übersicht
Beispiel eines Workflows


3. Automatisierter Eingang der Bewerbung:

In den meisten Unternehmen werden Bewerbungen auf zwei Wege angenommen: per E-Mail oder über ein Formular auf der Webseite. Der Vorteil der Bewerbungen über das Formular ist, wie oben schon erläutert, das Übertragen der ausgefüllten Kontaktdaten und Informationen in die vorgesehenen Felder im festgelegten Template. Wird eine Bewerbung per E-Mail eingereicht, müssen diese Daten manuell eingetragen werden. Aber in beiden Fällen wird in Jira automatisch ein Ticket mit dem Anhang und Text der E-Mail angelegt. Nach dem Eingang ist es möglich eine automatische Bestätigung an den Bewerber zu senden. Ist diese automatisierte Antwort zu unpersönlich, kann diese Funktion deaktiviert und eine persönliche Antwort im Nachhinein manuell gesendet werden. Ab jetzt durchläuft jede Bewerbung den oben gezeigten Workflow.

Formular_Homepage
Beispiel für ein vordefiniertes Formular
Jira Eingangsübersicht
Eingang der Bewerbungen


4. Die Bearbeitung der Bewerbung direkt im Ticket:

Ticket-assign
Übersicht der Pro und Contra Stimmen und den zugeordneten Personen

Die Bearbeitung der Bewerbung erfolgt durch einen Mitarbeiter direkt im erstellten Ticket. Dies erspart das Switchen zwischen mehreren Systemen und somit wiederum Zeit. Es ist zudem möglich, eine Bewertungsfunktion in das Ticket einzubauen. Dabei können die zuständigen Mitarbeiter sich entweder für oder gegen den Bewerber entscheiden, bevor dieser kontaktiert wird. Eine weitere Option wäre zudem, eine Mindestanzahl an Pro-Stimmen festzulegen, ohne die der Bewerber nicht zum Bewerbungsgespräch eingeladen werden darf. Entspricht der Bewerber also bestenfalls den Anforderungen des Stellenprofils und hat die Zustimmung der beteiligten Mitarbeiter erreicht, wird dieser zum Bewerbungsgespräch eingeladen. Dies kann über die Kommentar-Funktion des Jira-Tickets erfolgen, wobei der neue Eintrag als E-Mail an den Bewerber geschickt wird. Nach einer erfolgten Einladung des Bewerbers wird der Status des Tickets auf „Bewerbungsgespräch“ gestellt. Zudem kann eingetragen werden, wann das Gespräch stattfinden wird. Passt ein Kandidat jedoch nicht zu den benötigten Anforderungen, wird direkt zum nächsten Schritt übergegangen und der Status auf „Abzusagen” gesetzt. Die verschiedenen Schritte sind natürlich abhängig vom vordefinierten Workflow. Es gibt zusätzlich noch die Möglichkeit, einen Mitarbeiter aus dem Team der zu besetzenden Stelle für das Ticket freizugeben. Damit hat er volle Einsicht und kann ebenfalls an dem Bewerbungsgespräch teilnehmen oder seine Meinung abgeben.

5. Systematische Ablage der Bewerbung:

Der Workflow kennt zwei Endzustände: Absage bzw. Zusage. Im weitaus erfreulicheren Fall einer Zusage hat der Bewerber den kompletten Workflow durchlaufen und des Zustand „Vertrag geschlossen” erreicht. Danach wird das jeweilige Ticket geschlossen, jedoch ist es dadurch nicht gelöscht. Es existiert weiterhin in Jira und kann je nach Bedarf wieder geöffnet werden. Um die Vorschriften der DSGVO zu erfüllen, werden Tickets inklusive aller Daten nach sechs Monaten automatisch gelöscht.

Textvorlage
Textvorlagen zum Beantworten der Bewerbungen


Scandio Pro-Tipp: PocketQuery for Jira

Um nun dieses System noch effektiver zu gestalten, haben wir die Atlassian App “Pocket Query for Jira” entwickelt. Mit der App können Datenquellen (auch aus Drittsystemen) herangezogen und in einer Übersicht wiedergegeben werden. Konkret bedeutet dies für unser effektives Bewerbermanagement eine sekundenaktuelle Übersicht der jeweiligen Bewerber für alle offenen Stellen mit den zugehörigen Status. Somit kann blitzschnell entschieden werden, ob eine Stellenanzeige weiterhin aktiv sein soll oder ob ein weiterer Kandidat zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird. Dies ist möglich, da PocketQuery aus den jeweiligen angelegten Tickets durch eine definierte Abfrage die vakanten Stellen und den zugehörigen Stand ermittelt.

Status
Einsatz von PocketQuery in Großunternehmen


Conclusion

Durch einen weitgehend automatisierten Bewerbungsprozess können wertvolle Ressourcen wie beispielsweise die Zeit der Mitarbeiter im HR-Team effektiv eingesetzt und Fehlerquellen wie das Verlieren von vielversprechenden Bewerbern vermieden werden.

PocketQuery for Jira unterstützt zudem in der Übersichtlichkeit der Bewerbungseingänge und der jeweiligen Status.

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