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Confluence vereint als digitaler Arbeitsbereich Wissen und Kollaboration. Organisationen und Unternehmen schaffen so eine zentrale Informationsquelle, die sich aus einer Vielzahl von Seiten speist. Um Strukturierung und Verwaltung dieser Seiten in Confluence weiter zu vereinfachen, hat unser Partner K15t die App Orderly Databases entwickelt. Wir erklären Schritt für Schritt die Funktionsweise und welche Vorteile sich damit für Sie ergeben.

Confluence von Atlassian eignet sich hervorragend zum Speichern von Informationen zu „Themen“, an denen Teams arbeiten - seien es Projekte, Funktionsspezifikationen, IT-Systemdokumentation oder Events, um nur einige Beispiele zu nennen. Teammitglieder erstellen eine Seite über das jeweilige Thema in Confluence und alle haben damit eine einzige, verlässliche Informationsquelle, also eine „Single Source of Truth”.

Mit zunehmender Anzahl der Seiten in Confluence steigt aber auch die Komplexität, den Überblick zu behalten. Noch schwieriger wird es, wenn man einen Überblick benötigt, welche Informationen sich tatsächlich auf diesen Seiten befinden; ganz zu schweigen von der Bearbeitung der Informationen auf den einzelnen Seiten.

Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Überblick über alle sich verzögernden Projekte erhalten und das Zieldatum entsprechend ändern. Mit Confluence „out-of-the-box“ ist dies nur mit verhältnismäßig vielen manuellen Handgriffen möglich. Außerdem müssten Sie jede einzelne Seite durchgehen, um das Zieldatum zu aktualisieren.

Genau vor diesem Hintergrund hat das Team von K15t Orderly Databases für Confluence entwickelt.

Eine Datenbank in Orderly aufsetzen

Orderly Databases speichert strukturierte Informationen in Tabellen, die auf Confluence-Seiten (mittels Orderly-Makros) angezeigt und bearbeitet werden können. Grundsätzlich lässt sich eine Orderly-Datenbank folgendermaßen einrichten:

  • Erstellen Sie eine Projektdatenbank, in der Sie alle Ihre Projekte als Einträge (Entries) verwalten.
  • Jeder Eintrag verweist auf eine Projektseite.
  • Zusätzliche Felder (Fields) enthalten Informationen über jedes Projekt, beispielsweise den Projektverantwortlichen, Status und so weiter.

Wenn Confluence User nun ein neues Projekt erstellen möchten, fügen sie einfach einen Eintrag hinzu und füllen die entsprechenden Felder aus. Die neue Projektseite wird automatisch erstellt und Sie können sicherstellen, dass die Daten zu jedem Projekt konsistent bleiben.

Wenn Sie sich ein Projekt im Detail anschauen, können Sie alle Felder auch direkt von dieser Seite aus einsehen und bearbeiten. Alle Aktualisierungen werden automatisch auch in Ihrer Projektdatenbank angezeigt.

Das alles erinnert Sie stark an das Page Properties Makro? Damit liegen Sie richtig! Aber Orderly Databases hat im Vergleich deutliche Vorteile:

  • Wenn ein Wert oder ein Feld umbenannt wird, spiegelt sich die Änderung überall wider, wo darauf referenziert wird.
  • Die Feldtypen von Orderly helfen Nutzern, die Felder korrekt auszufüllen. Im Moment verfügt Orderly über sieben Feldtypen - Text, Seitenverknüpfung, Bild, Datenbankverknüpfung, Benutzer, Datum, Auswahl - von denen jeder eine Reihe an Konfigurationsoptionen bietet. Doch das ist erst der Anfang, weitere Feldtypen sind in Planung.

Das Aufschlüsseln von Details bestimmter Projekte ist ebenfalls kein Problem. Filtern Sie Ihre Einträge nach Kriterien wie Projektverantwortlichkeit, Team oder anderen Feldern, um verschiedene Ansichten auf Ihre Daten zu erhalten.

Profitieren Sie von Orderly und tausenden anderen Erweiterungen

Orderly hat zum Ziel, die Arbeit für Confluence-Administratoren und -Benutzer sehr viel einfacher zu machen. Kein Herumhantieren mehr mit Page Properties auf zahlreichen Seiten. Stattdessen können (Space-)Admins eine Datenbankstruktur erstellen, und reguläre Confluence-User werden angeleitet, Informationen auf die richtige Art und Weise einzugeben. Am Ende bleibt der Inhalt in Confluence und wird für alle nützlicher.

Probieren Sie Orderly doch einfach einmal aus: K15t bietet Orderly Databases für bis zu zehn Benutzer kostenlos an!

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